タクトホームについてABOUT

タクトホーム書庫

タクトホーム書庫とは

タクトホーム社内で作成された文書の管理を主業務としている事務所です。 全国約60の営業所より営業に係る文書、例えば契約書類、設計図、従業員の出勤簿や帳簿等を収集して一括管理し、紙で保存したり、スキャンしてデータで保存したりする作業を行なっています。
2017年10月より稼働し、3年で約12万件データ化を実現しました。
また、文書管理業務に加え、印刷業務や書類作成業務、ファイル作成業務など、様々な業務も行っています。

当社の文書管理と文書管理における書庫の役割

当社における文書管理とは、各営業所・各部署で作成された文書を、各営業所・各部署または書庫にて管理することです。各営業所や各部署など、書庫以外の場所に文書を置いておくことを保管、書庫で文書を管理することを保存、また、その期間を保管期間、保存期間と定義し、文書毎の保管保存ルールに従って文書を管理しています。
書庫では、下図のように、各営業所・各部署で作成された後、作成場所で数か月~数年間保管された文書を収集し、保存期間を過ぎた文書を、主にデータ化してから廃棄または永久保存するという管理を行っています。

文書管理と文書管理における書庫の役割 イメージ図

業務内容と実績

(1)書類のデータ化

様々な文書を17帳票に分け、複合機4台でデータ化を行っています。QRコードを読み取り、自動でフォルダ作成・リネームするシステムを導入、効率よくデータ化し、いつでも書類が参照できる体制を構築しています。
書庫稼働時より、原則当社設立時の文書から順にデータ化を開始し、3年で約12万件(約83万6,741面)のデータ化を達成しました。今後も徐々に取り扱う書類の種類を増やし、社員がより効率よく業務が出来ることを目的とした管理を率先して行っていきたいと考えています。

データ化数

データ化数

(2)印刷業務

2020年4月に大型の印刷設備(プロダクション機、断裁機、紙折り機等)を導入し、印刷業務を開始しました。2020年11月現在で既に40万面以上を印刷し、費用削減だけでなく、年賀状宛名印刷等も請け負うことで、業務効率化を実現しています。

【作成実績】

パンフレット(冊子) : 38,228冊 名刺 : 37,000枚
年賀状(宛名印刷含む) : 16,453枚 封筒 : 8,600枚
その他はがき : 356枚 カレンダー : 4,461部
チラシ : 16,500枚 その他 : 表彰状等
印刷イメージ

(3)点検DM作成及び発送業務

お客様へ送付する6か月点検、2年点検及び5年点検通知を、業務開始より2年で約1万3,000件作成しました。外注せず社内で完結させることで、経費削減だけでなく、情報漏洩等を防ぎ、また、都道府県ごとに内容物を変えるなど、細かい要望にも対応することが出来ています。

点検DM作成・発送数

点検DM作成・発送数

(4)ファイルの作成

文書管理ルールに従い、最低限書庫に集めなければならない文書を保管するためのファイル(現場ファイル)、お客様にお渡しするお手入れに関するファイル、社内重要書類ファイル等、計9種類を作成しています。現在までで約7,000冊のファイルを作成しました。
現場ファイルは営業及び工事にて運用しており、法に従った保管期間を遵守でき、また、物件の概要がわかる一連の書類が格納できるよう作られています。

ファイル作成数

ファイル作成数

(5)データ作成及び処理

システム変更に伴うデータ移行、設計関係書類の作成及びデータ化など、以前まで他部署が行っていた業務を請け負っています。
2020年10月より1年間で約2万件の作成及び処理を行いました。この処理に限らず、タクトホーム書庫にて行う業務はすべてダブルチェックまたはトリプルチェック体制を取っており、正確なデータ作成を実現しています。

データ作成及び処理

データ作成及び処理

(6)文書の保存

タクトホーム書庫は、当社設立時からの文書が1,500箱保存されていた旧書庫の整理から始まりました。旧書庫の1,500箱の大部分を移し替えた文書と営業所より取り寄せた文書を合わせ、現在まで2,672箱を管理してきました。(ダンボール箱外管理323箱含まず)
タクトホーム書庫ではオリジナルダンボールにQRコードを貼り付け、データのみではなく、紙の文書もすぐに取り出せるよう管理しています。

文書保存イメージ

貢献

(1)雇用の創出と安定

2017年10月の稼働開始以降、障害者雇用を受け入れ、徐々に人数を増やし、現在では当社の障害者雇用枠の大部分がタクトホーム書庫にて勤務しています。残業は原則0とし、継続して勤務していただける環境作りを心掛けています。 また、タクトホーム書庫は採用時にスキル条件を設けず、互いに成長でき、楽しく働くことが出来る職場を目指しており、入社時より、各自のスキルや得意分野に合わせて業務を調整し、徐々に出来ることを増やしています。

(2)業務効率化

各部署、各店舗、各担当が行っていた業務を書庫にて一括で行うことにより、業務効率化を促進しています。

書類データ化 非常に工数がかかる業務であり煩瑣であるため、今まで部署または担当単位では対応出来なかった、書庫だから出来る業務です。すぐにデータにアクセスできる環境を整え、参照する際の効率化を実現しました。
現場ファイル 書類名のインデックスが付いたファイルで、各担当は該当する書類を各ポケットに格納するのみで営業書類一式を作成することが可能となりました。
年賀状印刷 裏面印刷のみでなく、各支店で行っていた宛名印刷を一括して請け負いました。印刷方法および使用機器も異なりますが、会社として4倍以上の効率化を実現しています。
点検DM作成
及び発送業務
担当部署が2週間程度かけて行っていた業務を、書庫では3-4時間程度で行うことが出来、数十時間の効率化を実現しています。

(3)費用削減

各種業務を書庫にて行うことにより、効率化及び経費削減を実現してきましたが、大型印刷設備導入し印刷物の内製化を行うことにより、導入前に比べ大幅な経費削減効果を見込んでいます。また、子会社のカレンダーや年賀状も受注することにより、利益も得ることが出来るようになりました。 引き続き業務効率化に寄与しながら、収益を伸ばし、社に貢献することが出来るよう、様々な業務に取り組んでいく予定です。